Question 1

Wie läuft das bei 800 Mitarbeitenden mit Schichtdienst?

Accepted Answer

Genauso wie bei acht – nur digital: Jede Mitarbeiterin konfiguriert selbst im Portal, die Freigabe läuft pro Station oder Standort, Verträge werden digital unterschrieben. Ihre Lohnbuchhaltung bekommt monatlich eine Buchungsliste für SAP, DATEV oder P&I LOGA. Kein Papier, keine Excel-Listen.

Question 2

Wir zahlen nach TVöD-K bzw. TV-L. Geht Gehaltsumwandlung damit?

Accepted Answer

Häufig ja, aber es muss vorher geprüft werden: Tarifliches Entgelt kann nur umgewandelt werden, wenn der Tarifvertrag es zulässt oder übertarifliche Bestandteile vorhanden sind. Wir prüfen Ihre Ausgangslage im Kickoff mit Ihrer Personalabteilung – vor der ersten Bestellung.

Question 3

Wir sind als Klinik nicht vorsteuerabzugsberechtigt. Zahlen wir die Leasingrate brutto?

Accepted Answer

Nein. Die Überlassung eines Fahrzeugs an Mitarbeitende zur privaten Nutzung ist umsatzsteuerlich eine eigenständige, steuerpflichtige Leistung (UStAE 15.23 Abs. 8; BFH V R 25/21). Der Vorsteuerabzug aus der Leasingrate steht Ihnen deshalb zu – auch wenn Ihre Umsätze nach § 4 Nr. 14 oder 16 UStG steuerfrei sind. Die Gehaltsumwandlung wird mit der Nettorate kalkuliert. Im Gegenzug wird die Überlassung selbst der Umsatzsteuer unterworfen, wie bei jedem Arbeitgeber; die Bemessungsgrundlage stimmen Sie mit Ihrem Steuerberater ab, unsere monatliche Buchungsliste liefert alle Werte.

Question 4

Läuft das Auto über unsere Betriebs- oder Flottenversicherung?

Accepted Answer

Nein. Jedes Fahrzeug ist über die vilocar-Gruppenversicherung vollkasko- und haftpflichtversichert – nicht über Ihre Betriebs- oder Flottenversicherung. Ein Schaden berührt weder Ihre bestehenden Verträge noch Ihre Schadenfreiheitsklasse. Die komplette Abwicklung übernimmt unser Schadenmanagement.

Question 5

Was kostet uns das Programm?

Accepted Answer

In der Regel nichts: keine Einrichtungsgebühr, keine monatlichen Kosten, keine Mindestabnahme. Die Rate wird aus dem Bruttogehalt umgewandelt – und weil das SV-pflichtige Brutto sinkt, sparen Sie eventuell sogar Lohnnebenkosten. Ob und wie viel, zeigt Ihre Probeabrechnung mit Ihren echten Gehältern.

Question 6

Was passiert bei Elternzeit, Mutterschutz, langer Krankheit oder Kündigung?

Accepted Answer

Dafür gibt es vilosafe: Nach einer Wartezeit von 6 Monaten übernimmt vilocar bei Elternzeit mit reduziertem Gehalt die Leasingrate für bis zu 12 Monate, bei lang andauernder Arbeitsunfähigkeit ab dem 43. Krankheitstag für bis zu 12 Monate, und bei Kündigung (auch Eigenkündigung) oder Todesfall den Kündigungsschaden – das Fahrzeug wird zurückgegeben, der Leasingvertrag aufgelöst. Ihre Einrichtung trägt kein Restrisiko. vilosafe kostet 10 % der Nettorate (24/36 Monate) bzw. 15 % (48 Monate) und wird vom Arbeitgeber getragen – eventuell sparen Sie parallel Lohnnebenkosten, die das ganz oder teilweise auffangen.

Question 7

Ich arbeite im Schichtdienst mit Zulagen. Zählen die mit?

Accepted Answer

Ihre Probeabrechnung rechnet mit Ihrem tatsächlichen Bruttogehalt inklusive regelmäßiger Zulagen. Welche Bestandteile umgewandelt werden dürfen, klärt Ihr Arbeitgeber mit uns im Kickoff – Sie sehen im Portal immer Ihre persönliche Rate.

Question 8

Lohnt sich das für mich überhaupt?

Accepted Answer

Beispiel Pflegefachkraft (Schicht), 4.200 € brutto, E-Auto mit 40.000 € Listenpreis: Effektivkosten 259,32 €/Monat statt rund 475 € im Privatleasing – Versicherung, Wartung und Zulassung schon enthalten. Ihre persönliche Zahl sehen Sie in zwei Minuten im Rechner.

Question 9

Darf meine Familie das Auto fahren?

Accepted Answer

Ja. Es gibt keine Einschränkung des Fahrerkreises – Partner:in und Kinder mit Führerschein dürfen das Auto jederzeit nutzen, auch privat und im Urlaub.

Question 10

Ich arbeite Teilzeit – kann ich teilnehmen?

Accepted Answer

Ja. Der Konfigurator prüft automatisch, dass nach der Umwandlung Mindestlohn und tarifliche Grenzen eingehalten sind, und zeigt Ihnen Ihre persönliche Rate. Bei kleineren Gehältern passt oft ein günstigeres Modell mit kürzerer Rate.

Question 11

Was ist in Elternzeit oder bei längerer Krankheit?

Accepted Answer

Wenn Ihr Gehalt ruht, kann nichts umgewandelt werden. Ist die vilosafe-Absicherung vereinbart, wird Ihre Rate in dieser Zeit übernommen – bis zu 12 Monate, Sie behalten das Auto einfach. Ohne Absicherung zahlen Sie die Rate für diese Monate direkt an Ihren Arbeitgeber.

Question 12

Ich mache Hausbesuche/Touren – darf ich das Auto dienstlich nutzen?

Accepted Answer

Das E-Auto ist Ihr privates Fahrzeug. Dienstliche Fahrten regeln Sie mit Ihrem Arbeitgeber wie bisher – üblicherweise über die Kilometerpauschale (0,30 €/km). Für dienstliche Touren bleiben die Dienstfahrzeuge zuständig.

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So läuft es ab.

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So sieht es auf dem Lohnzettel aus.

Und wenn jemand ausfällt? Dann zahlen wir.

Die häufigsten Fragen.

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